會(huì)計(jì)檔案保管期滿需要銷毀時(shí)，由本單位檔案部門提出銷毀意見，會(huì)同財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門共同鑒定，嚴(yán)格審查。會(huì)計(jì)檔案是否達(dá)到保存期限，其中還有沒有未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，有沒有涉及到林地、房產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓契約、證券、圖紙、有關(guān)貨幣收支的憑證，精簡下放、退職還鄉(xiāng)、公私傷亡、落實(shí)政策和救濟(jì)補(bǔ)助的支付憑證，供給制改薪俸制、工分制改為工資制的憑證，涉及外事的憑證，以及對處理歷史遺留問題有重要參考價(jià)值的原始憑證。如有上述情形的會(huì)計(jì)檔案，均應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，由檔案部門保管到確無保管之必要時(shí)再銷毀。建設(shè)單位對于建設(shè)時(shí)間較長而又沒有完成建設(shè)任務(wù)的項(xiàng)目的會(huì)計(jì)檔案，不能銷毀。
會(huì)計(jì)檔案的銷毀程序是：首先，銷毀會(huì)計(jì)檔案要填制“會(huì)計(jì)檔案銷毀目錄”，將需要銷毀的會(huì)計(jì)檔案的“案卷標(biāo)題、起止日期、目錄號(hào)、案卷號(hào)、原憑證號(hào)、卷內(nèi)文件張數(shù)”逐項(xiàng)登記后，交檔案部門編入會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊，按規(guī)定保存。其次，要根據(jù)審批程序?qū)徟C(jī)關(guān)、團(tuán)體、事業(yè)單位銷毀會(huì)計(jì)檔案應(yīng)報(bào)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；國有企業(yè)經(jīng)本企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。再次，要按規(guī)定監(jiān)銷。
各單位在按規(guī)定銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由檔案部門和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門派人員監(jiān)銷；各級(jí)主管部門銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)有同級(jí)財(cái)政部門、審計(jì)部門派人監(jiān)銷；各級(jí)財(cái)政部門銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由同級(jí)審計(jì)部門派人監(jiān)銷。監(jiān)銷人員要認(rèn)真負(fù)責(zé)，在銷毀會(huì)計(jì)檔案以前要認(rèn)真清點(diǎn)核對，銷毀時(shí)要防止泄密、丟失。銷毀后，檔案部門、財(cái)務(wù)部門和各有關(guān)部門的監(jiān)銷人員要在會(huì)計(jì)檔案銷毀目錄封面上簽字蓋章，歸檔保存，并將監(jiān)銷情況書面報(bào)告本單位領(lǐng)導(dǎo)。