各省、自治區(qū)、直轄市和計(jì)劃單列市國(guó)家稅務(wù)局、地方稅務(wù)局，揚(yáng)州稅務(wù)進(jìn)修學(xué)院：

　　為適應(yīng)辦公自動(dòng)化建設(shè)的需要，提高稅務(wù)檔案管理水平，經(jīng)部分地區(qū)稅務(wù)機(jī)關(guān)試點(diǎn)，根據(jù)國(guó)家檔案局中央檔案館關(guān)于發(fā)布〈歸檔文件整理規(guī)則〉等7項(xiàng)檔案工作行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的通知》（檔發(fā)［2000］12號(hào)），總局決定，2001年全國(guó)稅務(wù)機(jī)關(guān)全面試行新的歸檔文件整理辦法?，F(xiàn)將《全國(guó)稅務(wù)機(jī)關(guān)歸檔文件整理辦法（試行）》印發(fā)給你們，請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行。

　　為配合此辦法試行，總局開發(fā)了稅務(wù)檔案管理軟件，可于2001年2月后在稅務(wù)系統(tǒng)廣域網(wǎng)上下載使用。望各單位將此辦法試行中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題和建議及時(shí)向總局辦公廳反映，以便修改后正式下發(fā)執(zhí)行。

　　附件1：歸檔章、歸檔文件目錄及其封面、檔案盒、備考表式樣（略）

　　2、全國(guó)稅務(wù)機(jī)關(guān)歸檔文件整理辦法（試行）

　　全國(guó)稅務(wù)機(jī)關(guān)歸檔文件整理辦法（試行）

　　第一條 為適應(yīng)辦公自動(dòng)化建設(shè)的需要，提高稅務(wù)檔案管理效率，根據(jù)國(guó)家檔案局的要求和稅務(wù)檔案工作實(shí)際，國(guó)家稅務(wù)總局決定對(duì)全國(guó)稅務(wù)機(jī)關(guān)文書檔案、案件檔案整理歸檔方法進(jìn)行改革。

　　第二條 取消文書立卷、案卷裝訂和編寫頁(yè)碼，并不再編寫案卷目錄、文號(hào)索引清題目錄（或卡片）等檢索工具。將檔案管理的保管單位由案卷改為“件”。

　　第三條 確定歸檔文件的“件”。一般以每份文件為一件，文件正本（包括附件）與定稿為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件，來(lái)文與復(fù)文為一件。

　　第四條 文件（包括正式發(fā)文和其他應(yīng)歸檔材料）定稿如果是計(jì)算機(jī)打印的，并且沒(méi)有修改筆跡，與正本內(nèi)容一致，只將文頭紙或者領(lǐng)導(dǎo)簽字的一頁(yè)附在正本之后歸檔。

　　第五條 已實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，在本單位內(nèi)部取消紙質(zhì)文件的，將印刷發(fā)出的紙質(zhì)文件加蓋印章存檔。

　　第六條 應(yīng)歸檔的電子文件（包括各版本）與紙質(zhì)文件標(biāo)引一致，并存入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。

　　第七條 歸檔文件應(yīng)齊全完整。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易退變的文件、熱敏傳真紙文件應(yīng)予復(fù)制。

　　第八條 整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。

　　第九條 歸檔文件可以接照年度——保管期限或者保管期限——年度等方法進(jìn)行分類。歸檔文件數(shù)量不多的單位可以直接按照年度進(jìn)行分類。分類方法應(yīng)保持穩(wěn)定。

　　第十條 歸檔文件應(yīng)按件選用無(wú)酸紙信封角、不銹鋼曲別針、棉線進(jìn)行裝訂。裝訂時(shí)，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文在前，來(lái)文在后。

　　第十一條 歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按文件字號(hào)、時(shí)間、重要程度進(jìn)行排列。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。

　　第十二條 國(guó)家稅務(wù)總局內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)應(yīng)歸檔文件按下列順序進(jìn)行排列：國(guó)稅發(fā)文件、國(guó)稅函文件、國(guó)稅明電、與其他單位的聯(lián)合發(fā)文、國(guó)稅任字、國(guó)稅辦發(fā)、國(guó)稅辦函、司局發(fā)文和便函、會(huì)議文件。簽報(bào)和其他本單位工作中形成的材料、本單位編發(fā)的信息、重要收文等。同一種文件按文號(hào)或者日期進(jìn)行排列。有關(guān)同一年度同一問(wèn)題的文件（如關(guān)于同一問(wèn)題補(bǔ)充通知、更正通知，關(guān)于同一個(gè)人的任免通知）不受此限，可以排列在一起。

　　第十三條 在每“件”文件第1頁(yè)的右上部空白處蓋上本單位統(tǒng)一刻制的歸檔章（見圖1）（略），并使用鋼筆、藍(lán)黑或黑色墨水填寫有關(guān)內(nèi)容。

　　全宗號(hào)：當(dāng)?shù)貦n案館給各立檔單位檔案全宗的代號(hào)，可以刻在章上，沒(méi)有代號(hào)的可以不填。

　　年度：用4位阿拉伯?dāng)?shù)字填寫檔案所屬年度。

　　室編件號(hào)：用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫檔案室對(duì)該件所編的順序號(hào)。

　　機(jī)構(gòu)或問(wèn)題：為該件所屬內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的全稱或者規(guī)范化的簡(jiǎn)稱，可以刻在章上。

　　保管期限：歸檔文件保管期限的簡(jiǎn)稱或代碼。

　　館編件號(hào)：按進(jìn)館要求填寫。

　　第十四條 檔案保管期限仍按《全國(guó)稅務(wù)機(jī)關(guān)檔案管理辦法》（國(guó)稅發(fā)［1996］64號(hào)）的規(guī)定執(zhí)行。

　　第十五條 抄寫歸檔文件目錄，目錄樣式如圖2（略）。

　　以“件”為單位按排列順序抄寫目錄。復(fù)文和來(lái)文為一件的，只抄寫本單位制發(fā)的文件目錄，并在“備注”中填寫“附來(lái)（復(fù)）文”。目錄統(tǒng)一使用A4幅面的紙張，用小四號(hào)字。

　　件號(hào)：按文件排列順序填寫。

　　責(zé)任者：填寫對(duì)該文件負(fù)責(zé)的單位名稱（使用全稱或者規(guī)范化的簡(jiǎn)稱）或者人名。

　　文號(hào)：填寫文件字號(hào)或者期刊編號(hào)；沒(méi)有文號(hào)或者期刊編號(hào)的，不填。

　　題名：填寫文件標(biāo)題，除聯(lián)合發(fā)文外，標(biāo)題中的單位名稱可以省略；沒(méi)有標(biāo)題的，可以填寫事由，外加“［］”。

　　日期：正式文件填寫簽發(fā)日期，其他材料填寫形成日期，用8位阿拉伯?dāng)?shù)字填寫，如“20000101”、“20011231”。

　　再數(shù)：按該件有字的負(fù)面計(jì)算，用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫。

　　備往：填寫需要說(shuō)明的問(wèn)題。

　　沒(méi)有按保管期限進(jìn)行分類的，在歸檔文件目錄中可以增加衛(wèi)攔“期限”，填寫文件所屬保管期限。

　　第十六條 歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊(cè)并編制封面。歸檔文件目錄封面可以視需要設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等項(xiàng)目（見圖3）（略）。其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫時(shí)應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。

　　第十七條 將歸檔文件按本檔案室編號(hào)順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊上各項(xiàng)。

　　檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱（見圖4a）（略），外形尺寸為310mm×220 mm（長(zhǎng)×寬），盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為20mm、30mm、40mm等。

　　檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等選擇項(xiàng)（見圖4b圖4c）（略）。

　　其中，起止件號(hào)填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號(hào)，中間用“－”號(hào)連接；盒號(hào)即檔案盒的排列順序號(hào)，在檔案移交進(jìn)館時(shí)按進(jìn)館要求編制。

　　檔案盒應(yīng)采用無(wú)酸紙制作。

　　第十八條 在檔案盒內(nèi)文件之后置放備考表，項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說(shuō)明、整理人。檢查人和日期（見圖5）（略）。

　　盒內(nèi)文件情況說(shuō)明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。

　　整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。

　　檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。

　　日期：歸檔文件整理完畢的日期。

　　第十九條 各省、自治區(qū)、直轄市和計(jì)劃單列市國(guó)家稅務(wù)局、地方稅務(wù)局，揚(yáng)州稅務(wù)進(jìn)修學(xué)院可以根據(jù)本辦法制定具體實(shí)施辦法。

　　第二十條 本辦法由國(guó)家稅務(wù)總局辦公廳負(fù)責(zé)解釋。

　　第二十一條 本辦法自2001年1月1日起實(shí)施。