事業(yè)單位材料管理的現(xiàn)狀
1、事業(yè)單位的材料與企業(yè)的材料不同。一方面表現(xiàn)在事業(yè)單位材料采購的經(jīng)費來源主要是財政撥款、事業(yè)收入,具有一定的無償性。材料的使用一般也是無償?shù)?。另一方面,事業(yè)單位的材料構(gòu)成和分類較之企業(yè)也是不同的,主要表現(xiàn)為專業(yè)業(yè)務用材料、工具、器具、低值易耗品。其使用的目的主要用于事業(yè)單位的專業(yè)業(yè)務活動如教學、科研、文藝演出等活動。當然也有一部分用于事業(yè)單位的經(jīng)營活動。
2、材料管理機構(gòu)的多頭管理。事業(yè)單位的存貨大多實行“統(tǒng)一領導、歸口管理、分工到人”的管理責任制。各職能部門根據(jù)工作量設置相應的倉儲量及管理人員,分管明細賬的登記工作。而材料總帳則由財務部門統(tǒng)一核算、管理。形成了責任人、職能部門、財務部門多元化管理的格局。而實際上卻沒有一個真正發(fā)揮作用的綜合協(xié)調(diào)部門。又由于材料管理歸屬于各職能部門,但其使用又主要集中于專業(yè)業(yè)務活動上,容易造成材料流動與財務核算、職能部門管理與各專業(yè)部門使用相互脫節(jié)的狀態(tài),導致無人關(guān)心、無人負責,致使賬實不符,材料流失。
3、材料的流動性。材料不比固定資產(chǎn),它是單位為耗用或銷售而儲備的實物資產(chǎn),經(jīng)常處于不斷的耗用或重置之中,是單位流動資產(chǎn)的重要組成部分,通常在一年內(nèi)耗用或轉(zhuǎn)換為現(xiàn)金及其它資產(chǎn),具有時效性和潛在損失的可能性,且金額在單位流動資產(chǎn)中占有相當大的比重,因此事業(yè)單位材料管理的難度較大。
4、材料明細分類不規(guī)范、核算不健全。各事業(yè)單位的材料明細賬往往并沒有一個統(tǒng)一的規(guī)范,明細帳戶的設置帶有很強的主觀意志性,如學校只設“教材、藥品、工具”等明細賬,而大量的材料卻沒有建賬,如辦公用品、清潔衛(wèi)生用品、教學用品等。而這些材料的耗用并無計劃、無記錄、無核算,更無賬可查,致使相當一部分材料成為賬外之物,造成了另一種形式的浪費。
5、長期不進行材料的盤點,隨意處置材料的情況時有發(fā)生。長期以來事業(yè)單位并沒有形成完整的材料盤點制度,或者有制度沒有很好地執(zhí)行。偶爾為應付檢查也作一定的盤點,但清查中出現(xiàn)的問題既沒有重視,也未予解決。由于長期不盤點,對材料的實際情況不清楚,各部門擅自處理材料的情況時有發(fā)生,有的無償贈送,有的拿回家用,有的變賣,所得價款進了小金庫或落入個人手中。
加強事業(yè)單位材料管理的對策
1、領導重視,進一步增強事業(yè)單位材料的管理意識。提高管理意識是搞好管理的關(guān)鍵,認識不到位,措施難以落實。要克服那種口頭上、形式上的重視,要把材料管理當作關(guān)系到事業(yè)單位事業(yè)計劃的完成,工作的順利開展,經(jīng)費的節(jié)約的高度來認識,從單位主管領導到職能部門到管理人員都要有統(tǒng)一的認識。
2、理順關(guān)系,建立科學的管理體制。目前大部分事業(yè)單位對材料管理普遍實行的是分類歸口管理模式,這一方法有它的優(yōu)點,但應加上并特別強調(diào)“統(tǒng)一領導、統(tǒng)一計劃、統(tǒng)一采購”。要有效地克服各自為政、自成體系等管理中的諸多弊端就要強調(diào)對材料的“統(tǒng)一領導、統(tǒng)一計劃、統(tǒng)一采購”,成立以主管領導為首,各分管領導及職能部門、財務部門、監(jiān)督部門參加的材料管理機構(gòu)。該機構(gòu)是事業(yè)單位整個材料管理工作的決策機構(gòu),負責材料統(tǒng)一管理的監(jiān)督檢查執(zhí)行情況,在管理機構(gòu)的統(tǒng)一領導及管理下,由財務部門、職能部門、保管人、使用部門、使用人等分工負責,形成既有分工負責,又有統(tǒng)一管理的管理體系。
3、事業(yè)單位要建立健全材料的管理制度,從購買、驗收、入庫、保管、領用到轉(zhuǎn)讓、對外投資、盤點,都要有嚴格的審批制度。對一些價值較高的材料,貴重材料要專人負責并建立崗位責任制。對材料的轉(zhuǎn)讓、對外投資、盤點,要按照有關(guān)規(guī)定嚴格把關(guān),確保材料的安全、完整。同時,還要提高材料的使用效益,科學確定材料的庫存量,避免閑置、重復采購和浪費的現(xiàn)象。
4、加強事業(yè)單位材料的財務核算及管理。單位的財務部門要對材料的采購、入庫、領用等情況,及時進行核算、入帳;對對外投資、轉(zhuǎn)讓要嚴格把關(guān),根據(jù)真實的情況登記入帳;對盤盈盤虧的材料要查明原因,及時處理;對事業(yè)性與經(jīng)營性材料要分別核算。另外事業(yè)單位的財務制度和會計制度中應明確規(guī)定材料的計價方法,包括材料增加的計價及材料減少的計價方法,確保核算口徑一致。
加強事業(yè)單位材料的管理是一項涉及部門多、管理周期長、任務艱巨的工作、這就要求在單位主管機構(gòu)的統(tǒng)一領導下,各個職能部門各司其職,協(xié)同工作,以此來保證事業(yè)單位材料計劃采購、合理使用、高效節(jié)能。