隨著改革事業(yè)的發(fā)展,企業(yè)過去在計劃經濟體制下的管理制度和方法已不適應市場經濟體制的要求,客觀上要求必須進行制度創(chuàng)新。內部控制是實現(xiàn)現(xiàn)代企業(yè)管理的重要組成部分,也是企業(yè)生產經營活動賴以順利進行的基礎。隨著社會主義市場經濟的建立和逐步完善,市場競爭的日趨激烈,為了增強企業(yè)在改革浪潮中的競爭實力,提高企業(yè)的經濟效益,要求企業(yè)必須強化企業(yè)的內部控制制度。
一、現(xiàn)代內部控制概念的主要內容
1.控制環(huán)境:控制環(huán)境由反映最高管理當局、董事和企業(yè)所有者對控制以及控制對企業(yè)重要性的全面態(tài)度的各種行為、政策和程序組成。內部控制結構是人制定的,也是由人完成的。因此,人的素質及道德價值如何,對內部控制結構的效果有重要影響。
2.管理當局的風險評價:財務報告的風險評價是管理當局對與財務報表按照公認會計原則編制有關的風險的識別和分析。管理當局的風險評價是作為設計和運行內部控制結構的一部分,以使錯誤和不合法行為的發(fā)生降低到最低水平。管理當局能夠有效地評價和面對風險就十分有利于審計人員收集審計證據(jù),這主要是為國家審計部門服務。
3.會計信息與交流系統(tǒng):企業(yè)會計信息系統(tǒng)的目的是鑒別、綜合、分類、分析、記錄和報告企業(yè)的交易,并為有關資產保持受托責任。一個有效的會計信息系統(tǒng)必須滿足與審計目標有關的所有幾項內部控制目標。這些目標是:已記錄的交易確實存在,即會計存在的真實性;所有已發(fā)生的業(yè)務、交易均被記錄,即會計的完整性;所有已記錄的交易、業(yè)務均準確無誤,即會計的準確性;所有交易。業(yè)務記錄的時間均及時且準確,此即會計的紀實性原則;所有交易、業(yè)務的分類標準合適恰當,即會計分類的準確。
4.控制活動:控制活動是指除其他四方面外,管理當局為滿足財務報告的目標而建立的各種政策和程序。任何企業(yè)都可能有許多這類的政策和程序,但一般都可歸納為以下幾種:職務的恰當分離;恰當?shù)膶徟掷m(xù);充分的憑證和紀錄;資產和記錄的實物控制;業(yè)績的獨立檢查。
5.監(jiān)督:監(jiān)督活動是有管理當局對內部控制結構的設計和運行效果進行經常或定期的評價,以確定內部控制結構是否按照既定的目的運行,以及對特定情況下發(fā)生的變化進行適當?shù)男拚?。對內部控制結構的評價和修正所需的信息,來自于已存在的內部控制結構、內部審計人員的報告、有關控制活動的例外報告、有關管理機構提交的報告、經營人員的反饋信息以及顧客對開票事項的意見等各個方面。
二、關于內部控制的目的
因為只有全面了解內部控制,才能更好地達到分析、加強內部控制制度的目標,所以必須了解內部控制的目的。
內部控制的目的是指內部控制想要達到的目標,大致有下列目的:
1.保護企業(yè)資產的安全、完整及對其的有效使用。
2.保證會計信息及其他各種管理信息的存在、可靠和及時提供。
3.保證企業(yè)制定的各項管理方針、制度和措施的貫徹執(zhí)行。
4.盡量壓縮、控制成本、費用,減少不必要的成本、費用,以求企業(yè)更大地達到盈利的目標。
5.預防和控制且盡早盡快查明各種錯誤和弊端,以及及時、準確地制定和采取糾正措施。
6.保證企業(yè)各項生產和經營活動有秩序效率地進行。
為了達到內部控制的目的,應預先確立衡量實際績效的標準;正確記錄經濟業(yè)務執(zhí)行情況,并將工作實績與標準目標進行比較,借以發(fā)現(xiàn)差異分析造成差異的原因以及各種因素對差異的影響程度;針對偏離目標和標準的現(xiàn)象,提出糾正的措施予以補救。還應注意一些特定控制程序的執(zhí)行,如核對會計記錄數(shù)字的準確性,保持調節(jié)表、日常編報資料、統(tǒng)制帳戶和試算表,核準與控制各種憑證,同外部資料較,將現(xiàn)金、有價證券和記錄核對預算與執(zhí)行結果比較等。
三、內部控制固有的局限及當前內部控制存在的主要問題
這是分析和評價內部控制的關鍵所在,只有全面、徹底地了解其局限及當前存在的主要問題,才能切實提出加強內部控制的有力措施。
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內部控制只能為管理人員達到其目的提供合理的保證,因為內部控制有其固有的局限,即管理當局在制定其制度時許多無法預料的因素及許多對于內部控制本身就無法控制,例如:
1.內部控制只適于正常且經常反復出現(xiàn)的業(yè)務事項,而不能對例外事項(包括意外事故)進行控制。
2.對于工作人員因粗心、精力不集中、身體欠佳、判斷失誤或誤解上級發(fā)出的指令而造成的這種人為錯誤無能為力。
3.制還受到控制成本的限制。及控制費用不應與因舞弊和錯誤所造成的可能損失不相稱。
4.當工作人員合伙舞弊和內外串通共謀時也無法控制。
5.當管理人員濫用職權或不能正確使用權力時無法控制。
6.因情況變化,原來制定的內部控制過時失去效果時,也無法控制其錯誤或弊端的發(fā)生。
盡管管理當局力爭取得有效的控制效果,但由于上述及其他限制因素存在,內部控制不可能完美無缺。
?。ǘ┊斍捌髽I(yè)內部控制存在的一些問題
目前一些企業(yè)的財務內部控制還沒有達到能夠使各類財務決策權力,各項財會業(yè)務過程,各個操作環(huán)節(jié)和各個財會人員的行為都處于緊密的內部制約和監(jiān)控之下的科學、有效的財務內部控制水平,如:財務內部控制尚未形成覆蓋各個部門和環(huán)節(jié)的系統(tǒng),還有薄弱點和空白點;財務規(guī)章、制度和操作規(guī)程的貫徹落實不夠,互相銜接也不夠嚴密;管理力度層層遞減,管理效應層層弱化。
理論上忽視對企業(yè)財務內部控制及其風險的研究,誤導財務管理實際工作對財務內部控制的疏忽和松懈。表現(xiàn)在:
1.企業(yè)管理層重生產、輕經營、重開發(fā)、輕內部管理,甚至把財務內部控制看成僅僅是財務管理部門的事,而沒有把財務內部控制放在整個企業(yè)經營管理的策略高度來考慮。
2.有的企業(yè)雖有為數(shù)不少的財會規(guī)章制度,但僅是紙上談兵,流于形式,而未得到切實的貫徹執(zhí)行。
3.忽視財務內部稽核和內部審計的作用。有的企業(yè)沒有財會部門的稽核,有的內部稽核不規(guī)范,未形成制度。
4.在日常財務管理方面,思想工作不深入,對職工的個人行為和思想狀況了解不夠,使一些事故隱患長期得不到發(fā)現(xiàn)。
四、加強企業(yè)的內部控制
針對當前企業(yè)在內部控制方面出現(xiàn)的一些主要問題,應從以下幾方面著手:
?。ㄒ唬┘訌娖髽I(yè)各方面的內部牽制制度
內部牽制是指對具體業(yè)務進行分工時,不能由一個部門或一個人完成一項業(yè)務的全過程,而必須由其他部門或人員參與,并且與之銜接的部門能自動地對前面已完成工作的正確性檢查。它由適當授權、不相容工作的責任分工、憑證和記錄、接近控制、獨立檢查等環(huán)節(jié)組成。這種制約包括上、下級之間的互相制約、相關部門之間的相互制約。如會計信息收集,歸類過程中,除了制單外,還規(guī)定須有復核并由財會主管審批;又如現(xiàn)金流轉業(yè)務中,現(xiàn)金收支的審批、收入和支出、印鑒的保管、記帳等業(yè)務應分工管理,互相牽制。
在內部牽制中,還要提出的一點是,必須采取工作輪換制,這樣才能更好地達到牽制的效果。工作輪換制是指根據(jù)不同崗位在管理系統(tǒng)中的重要程度,明確規(guī)定并嚴格控制每一員工在某一崗位的履職時間。對關鍵崗位應輪換頻繁一些,次要的崗位可少一些。從輪換中暴露出存在的問題,揭示出制度的缺陷、管理的缺陷。
?。ǘ┘訌娖髽I(yè)財務內部控制
通常認為企業(yè)內部控制僅僅是審計部門關注的問題。其實,從企業(yè)的角度或從企業(yè)財務管理的角度來說,更應關注企業(yè)財務內部控制,應為它對企業(yè)財務管理目標的實現(xiàn)和企業(yè)財產的安全有重要的直接的影響。建立科學、嚴密的企業(yè)財務內部控制制度是安全、有效的財務管理的基礎。其要點如下:
1.要抓好關鍵人,如分支結構負責人和財會部門負責人。
2.要把握住關鍵部位:審批程序、資金調度、交接手續(xù)、電腦操作密碼等。
3.要管好關鍵物件:如重要的發(fā)票、銀行票據(jù)。印鑒等。
4.要控制住關鍵工作崗位加現(xiàn)金、銀行出納、收支事項及憑證的核準、實物負責人等。
(三)加強企業(yè)內部稽核制度
1.切實加強企業(yè)對內控的認識。在激烈的競爭壓力下,企業(yè)較多地強調業(yè)務發(fā)展,一味追求經濟目標的實現(xiàn),不同程度地放松了內部管理。沒有正確處理好發(fā)展與管理的關系,工作中一手硬、一手軟,缺乏與新形勢相適應的、強有力的管理制度和監(jiān)督制約機制。另外一個原因是輕視內部稽核作用,企業(yè)的一些高級管理人員認為,稽核部門不能創(chuàng)造效益,還要占用人員編制,增加經營成本,因此對其并不十分重視。
2.切實加強各級人員的素質?,F(xiàn)代企業(yè)競爭的重要因素有三個:資金實力、高品位的產品質量(包括良好的售后服務)、高素質的人才,但歸根結蒂還是要有高素質的人才,只有高素質的人才才能創(chuàng)造出高品位的產品,才能切實提高企業(yè)資金實力,才能增加企業(yè)的市場競爭力。內部控制制度是否有效,人的品質與自律是關鍵。
3.切實加強制度建設,加強其預防作用。目前電腦業(yè)務在我國企業(yè)中發(fā)展很快,但內技卻比較薄弱。企業(yè)的計算機管理制度一般很少更新,這主要是缺少該方面的專業(yè)人才和領導層對這不重視的緣故。計算機管理比較普遍的問題是:對進人主機房沒有執(zhí)行嚴格授權,主機房管理人員與操作員沒有嚴格分開,形成漏洞。這也是當前計算機犯罪案增多的重要原因。
4.必須切實加強考核、監(jiān)督、制約機制,有制度不執(zhí)行的問題比較普遍。很多案例表明,一些問題的發(fā)生,并不是因為沒有制度,而是沒有嚴格執(zhí)行制度。
5.要切實制定內控制度,以適于自己的企業(yè)。當前,各行業(yè)均有自己的特色,各個企業(yè)又有自己的特色,應在上級領導制定的內控制度下,切實制定適合自己企業(yè)的內控制度,更好地適合自己的企業(yè),獲得較好的執(zhí)行效果。否則,制度與執(zhí)行中的實際情況發(fā)生矛盾,會影響制度的嚴肅性和權威性。
?。ㄋ模┘訌娖髽I(yè)的內部審計制度
內部審計作為企業(yè)內部控制體系的一個重要方面,其主要任務是監(jiān)督本企業(yè)的生產經營活動是否按照所制定的方針政策和計劃執(zhí)行。會計記錄是否按國家頒布的會計準則進行、會計報表能否正確反映企業(yè)的財務狀況和經營、本企業(yè)的生產經營有無違反國家財經法紀等。它在履行審計職能,監(jiān)督經濟活動,加強經濟管理,提高經濟效益等方面發(fā)揮著重要作用。然而,由于我國的內部審計人員向廠長、經理負責,且當前有較多企業(yè)輕視內部審計的作用,同時有不少企業(yè)在人員的編制上,將企業(yè)內部審計人員由企業(yè)會計人員兼任,或是兼管某一業(yè)務,這就使得企業(yè)內部審計無法發(fā)揮作用。如果要發(fā)揮企業(yè)內部審計的作用,就必須將內部審計人員從會計、財務人員中分離出來,直接對董事會負責,這樣才能真正發(fā)揮內審人員的作用,監(jiān)督和保護企業(yè)的資產、財產安全,監(jiān)督企業(yè)朝著合理、合法的良性方面發(fā)展。