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隨著會計電算化及辦公自動化的普及,計算機輔助審計成為一種必然,并且具有廣闊的前景。目前,各級審計機關對計算機輔助審計作了較多的嘗試和運用,并取得了一定的成效。對于基層審計機關,要既快又好地開展計算機輔助審計,必須要樹立科學的審計理念,求真務實,從觀念、行為模式等方面著手,解放工作思路、改進工作方法。為此,烏后旗審計局采取措施提升計算機輔助審計水平。
一、按照計算機輔助審計的要求,調(diào)整傳統(tǒng)的審計模式
計算機輔助審計之所以稱為輔助審計,是因為計算機不可能完全代替人工,審計說到底還是需要審計人員的職業(yè)判斷和理性思維。計算機是一種高速準確的數(shù)據(jù)處理和運算工具,被作為輔助手段用于審計工作后,大大改變了傳統(tǒng)審計的效率和模式。因此,開展計算機輔助審計,審計人員有必要遵循計算機的固有特性,對傳統(tǒng)的審計模式和思路作適當調(diào)整。
1、加強審前調(diào)查,把握審計方向。計算機輔助審計客觀上要求加大審前調(diào)查內(nèi)容的廣度和深度。首先,計算機輔助審計的前提是能準確獲取被審計單位的電子數(shù)據(jù),因此審前調(diào)查中,除了要了解傳統(tǒng)審計所關注的事項外,還應關注被審計單位計算機系統(tǒng)的相關情況,包括計算機系統(tǒng)的組成、財務或業(yè)務軟件的種類和版本、軟件使用人員權限設置、業(yè)務流程設置、軟件后臺數(shù)據(jù)庫構成、被審計單位是否具有軟件設計的數(shù)據(jù)字典、數(shù)據(jù)備份方式、審計期間相關數(shù)據(jù)量的大小等。
2、重視數(shù)據(jù)的采集、轉(zhuǎn)換和處理。
(1)數(shù)據(jù)的采集、轉(zhuǎn)換和處理工作在現(xiàn)階段是后旗審計局計算機輔助審計的瓶頸。這是因為市場上有眾多的財務軟件,各類軟件又有不同的版本,不同種類不同版本的軟件在后臺數(shù)據(jù)庫配備和數(shù)據(jù)結(jié)構上往往各不相同;各個行業(yè)各個單位都還會根據(jù)自身的特殊需求選購或定制軟件系統(tǒng)。通用審計軟件不可能擁有各個軟件的數(shù)據(jù)接口,因此更多的數(shù)據(jù)采集和轉(zhuǎn)換工作需要審計人員利用最基本的方法從數(shù)據(jù)庫底層完成數(shù)據(jù)的導入導出及分析轉(zhuǎn)換。
(2)數(shù)據(jù)的處理過程其實也是一個審計的過程,這一點在業(yè)務數(shù)據(jù)上表現(xiàn)得特別明顯。整個業(yè)務流程理清了,各項內(nèi)容都分析明白了,數(shù)據(jù)自然就處理好了,這時,審計結(jié)果可能就已經(jīng)出來了。
3、細化和優(yōu)化審計方案。計算機輔助審計中,操作的對象是數(shù)據(jù),執(zhí)行操作任務的是計算機。數(shù)據(jù)是客觀存在不可改變的,計算機是嚴格執(zhí)行既定程序不可變通的,因此,每一個指令的設計都必須是有意義的、可操作的。這就要求審計方案必須非常細化,盡量明確每個事項的操作步驟。
二、按照計算機輔助審計要求,充分掌握行業(yè)法規(guī)和操作流程
所有系統(tǒng)中電子數(shù)據(jù)都是經(jīng)過一個既定的流程后形成的,這程的制定依據(jù)就是其所在行業(yè)的相關法律規(guī)定或行業(yè)規(guī)范。因此,審計人員在審計時,尤其是對業(yè)務數(shù)據(jù)進行審計時,必須充分掌握審計對象所處行業(yè)的相關法規(guī),這是前提。熟悉了相關行業(yè)的法規(guī)和流程,將提高審計工作質(zhì)量。
1、有助于提高審計效率。計算機輔助審計的過程也就是順著數(shù)據(jù)流的方向用數(shù)據(jù)結(jié)果去考察兩個方面的情況:一是這程規(guī)則是否符合相關法律法規(guī)或行業(yè)規(guī)范的要求?若不符合,偏離程度有多大?二是在既定的規(guī)則下,數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)的正確性,即數(shù)據(jù)是否嚴格按規(guī)則流轉(zhuǎn)?若不符合,偏離程度有多大?熟悉了法規(guī),就能很快地進入角色,抓住主要矛盾,大大提高審計效率。
2、有助于開拓審計思路。熟悉相關法規(guī)和業(yè)務流程,能使審計人員跳出數(shù)據(jù)查詢的框框,從一個更高的層面去思考問題。從而有助于審計人員拓展思路,提出數(shù)據(jù)分析模型,指導具體審計事項有目的、有步驟地開展。
三、審計人員全程參與計算機輔助審計
全程參與,是指參與從數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)處理到數(shù)據(jù)查詢分析、得出查詢結(jié)果的整個過程。目前的狀況往往是計算機人員專門負責數(shù)據(jù)處理,審計組其他人員在一旁等待,這樣的分工不盡合理。一方面,這使得計算機人員大部分時間關注數(shù)據(jù)的處理,而失去了對數(shù)據(jù)內(nèi)容的思考。比如在數(shù)據(jù)處理過程中,往往只是把數(shù)字看作一個符號或編碼去加以核對,而失去了對此數(shù)字本身的理解。另一方面,其他審計人員不參與此過程,往往對數(shù)據(jù)之間的來龍去脈、關聯(lián)關系一無所知,以至于在審計查詢過程中提出不切實際或毫無操作性的要求。因此,審計組所有成員全程參與,會得到以下幾點好的效果:
1、有利于及時發(fā)現(xiàn)審計線索??磾?shù)據(jù)就像看偵破小說一樣,看著看著,就可能看出點門道來,然后就可能發(fā)現(xiàn)某條線索,接著就可能會沿著這條線索自主地去尋求一些什么。所以,就算不動手處理數(shù)據(jù),通過看數(shù)據(jù),也可以增加對數(shù)據(jù)庫的結(jié)構、數(shù)據(jù)構成、數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)方式等的理解,從而有助于產(chǎn)生具體的審計思路。
2、有利于審計人員快速進入角色。審計組成員通過全程參與,對數(shù)據(jù)都有了感性的認識,就有可能作一些交流和探討,客觀上起到彼此提醒、彼此啟發(fā)的效果,實現(xiàn)思維和方法的突破,促成審計思路的拓展。同時,參與數(shù)據(jù)處理的過程,審計人員會有意識地學習實踐數(shù)據(jù)庫知識。平時漫無目的地接受培訓,往往過耳就忘。實際一操作,可能就印象深刻了。
3、有利于審計資源的合理配置。審計數(shù)據(jù),特別是業(yè)務數(shù)據(jù),往往是一個有機的整體,其中的內(nèi)容一環(huán)扣一環(huán),前一個查證的結(jié)果可能是后一個內(nèi)容的基礎,也可能為后一個查詢內(nèi)容提供有用的線索。如果審計組其他成員對此數(shù)據(jù)一無所知,那么不但思路受限,而且在對數(shù)據(jù)查詢的各個環(huán)節(jié)上都插不上手。最終的結(jié)果只能是,一個人在查,其他人在等,看到結(jié)果出來后,再在一旁等下一個結(jié)果。這樣,資源得不到合理配置,將造成極大的浪費。
計算機輔助審計,歸根到底是利用計算機快速準確的特性進行審計。審計人員只有在熟練掌握了計算機操作、理清了數(shù)據(jù)關系的基礎上才能達到事半功倍的效果。對于基層審計機關來說,人手少、任務重、專業(yè)計算機力量欠缺,實施審計時分工不可能非常細化,因此,所有審計業(yè)務人員必須雙管齊下,同時掌握好審計業(yè)務技能和計算機技能,這樣才能將計算機輔助審計不斷推向深入。
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