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費用發(fā)票新規(guī)定！ 費用報銷必知的填寫規(guī)范和粘貼規(guī)范 ！
今天給大家總結了四個費用報銷單注意事項和一個發(fā)票粘貼圖解，一起來學習！
事項 | 錯誤示例 | 規(guī)范要求 |
1、報銷單簽批手續(xù)是否規(guī)范 | 部門負責人沒有簽字或財務負責人沒有簽字。 | 費用報銷單或差旅費報銷單上報銷人、財務負責人、部門負責人均應簽字，如分公司當?shù)貨]有財務的，兼職財務人員應在財務負責人處簽字。 |
2.報銷單填寫是否規(guī)范 | 小寫金額與人民幣符號之間有空格。 | 小寫金額與人民幣符號不得有空格，不得連筆，正確寫法￥100.00；錯誤寫法：￥ 100。 |
大寫金額無數(shù)字部分沒有用零或?補齊。 | 大寫金額無數(shù)字部分用零或?補齊。 | |
報銷單上字跡有涂改和勾抹。 | 報銷單不得涂改，如有錯誤，需要重新填寫。 | |
大寫金額書寫有誤。 | 金額填寫規(guī)范，無書寫錯誤。大寫數(shù)字示例：零、壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾、佰、仟、萬。 | |
大寫金額與小寫金額不一致。 | 小寫金額與大寫金額保持一致。 | |
項目填寫不完整，報銷部門、報銷日期、附件張數(shù)有漏填寫的。 | 項目要填寫完整，報銷部門、報銷時間、報銷項目、附件張數(shù)要填寫完整。 | |
3.報銷原始單據(jù)是否規(guī)范 | 取得發(fā)票上沒有加蓋銷售方發(fā)票章。 | 發(fā)票上要蓋有銷售方發(fā)票專用章，并且與銷售方名稱一致，否則不得報銷。 （2020年最新規(guī)定：符合國家稅務總局關于增值稅發(fā)票綜合服務平臺等事項的公告 國家稅務總局公告2020年第1號，納稅人通過增值稅電子發(fā)票公共服務平臺開具的增值稅電子普通發(fā)票，屬于稅務機關監(jiān)制的發(fā)票，采用電子簽名代替發(fā)票專用章，其法律效力、基本用途、基本使用規(guī)定等與增值稅普通發(fā)票相同。其他發(fā)票仍需要加蓋發(fā)票專用章） |
取得收據(jù)上沒有加蓋銷售方財務章。 | 收據(jù)上要求蓋有銷售方財務章，沒有財務章不得報銷。 | |
出差日期和行程不同，報銷的手撕非機打車票連號或同一號段報銷。 | 出差日期和行程不同，報銷的手撕非機打車票不得連號或同一號段報銷。 | |
報銷的手撕非機打車票上沒有國稅監(jiān)制章；或雖有國稅監(jiān)制章，但是沒有防偽識別碼或水印。 | 手撕非機打車票要印有國稅監(jiān)制章，并且有防偽識別碼或水印。 | |
4.報銷單粘貼是否規(guī)范 | 票據(jù)粘貼雜亂無章。 | 票據(jù)先分類，再按時間排序，依次粘貼到粘貼單上；小張的票據(jù)需要均勻地粘貼，不能厚薄不均，確保單據(jù)平整。 |
票據(jù)使用訂書機裝訂。 | 要用膠水、膠棒粘貼附件。 | |
火車票上日期、票價重要信息，被膠水粘住，無法查看。 | 票據(jù)上的金額、日期等重要信息不得被膠水粘貼住，要保證票據(jù)信息可見可查。 |
費用報銷幾個要點
1、票據(jù)與實際業(yè)務吻合
這是費用報銷中最基本的常識，比如：小伙伴們?nèi)ゲ少徱慌锪?，按理應該取得商品購銷發(fā)票，但最后到財務報銷時使用的是接受服務的發(fā)票，這樣牛頭不對馬嘴，自然不允許報銷。
有的小供應商沒有發(fā)票怎么辦？稅務局不會認的，所以記得提醒小伙伴買東西前記得問有沒有發(fā)票，沒發(fā)票就換一家吧。
2、附件能有力支撐費用發(fā)生的真實性
附件與報銷單之間應具有較強的邏輯性和關聯(lián)性，比如：報銷物料采購款，后面的送貨單僅寫了物料一批和總金額，沒有寫明物料的用途，送貨人和收貨人也無簽字，財務人員在審核報銷單時根據(jù)這些現(xiàn)有的單據(jù)并不能判斷這筆采購業(yè)務是否真實發(fā)生、有無存在舞弊的風險。
3、取得的發(fā)票類別符合稅法要求
在這里給大家總結一下：水電費、各類外包服務費、印刷費、辦公費、物料采購費用等可以使用專票報銷，但吃飯的發(fā)票、會所、KTV、酒吧、業(yè)務招待饋贈禮品、為員工福利發(fā)生的發(fā)票等使用普票報銷即可。
4、涉及專票報銷盡可能價稅分離填寫
提醒小伙伴，報銷過程中涉及到專票報銷的，在填寫報銷單時將專票上的不含稅價和稅額分成兩行填寫，這樣方便財務后期的賬務處理。
5、附件中文件表單符合內(nèi)部管理流程
這點要求至關重要，一定要告訴小伙伴們，很多費用的報銷會牽扯到公司內(nèi)部幾個部門的專業(yè)意見，報銷事項在發(fā)生前應取得這些內(nèi)部通過的審批意見。
比如：某項目發(fā)生土建改造，施工前肯定會對這個工程進行評估，評估通過才能進行施工及后期的費用報銷，那么在報銷時就需要附上該方案評估通過的文件，這樣財務人員審核時才能看到該工程的評估是符合公司內(nèi)部管理要求的，就可以放心的審核通過了。
當然，這點要求是基于公司內(nèi)部管控延伸出來的，不同公司要求的標準會不一樣，一般來說越是管理規(guī)范的公司，在這方面的要求會越嚴苛。
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